Ontbreekt het COC-document, het Certificate of Conformity, bij de auto die je wilt invoeren, vraag dan een fabrikantenverklaring aan bij de nationale importeur van het merk in Nederland, of als die niet meer bestaat, rechtstreeks bij de fabrikant in het land van herkomst. Deze verklaring bevat dezelfde technische gegevens als een COC en wordt door de RDW geaccepteerd als vervangend document bij de kentekenaanvraag, mits ze compleet is en in een geaccepteerde taal is opgesteld.
Zonder COC of een geldige fabrikantenverklaring accepteert de RDW een geïmporteerd voertuig niet zomaar voor tenaamstelling. Dit artikel legt uit wanneer je tegen dit probleem aanloopt, bij wie je moet zijn, wat de aanvraag kost en hoe lang je moet rekenen op een reactie.
Wat is een fabrikantenverklaring precies
Een COC is het standaard Europese document waarmee de fabrikant verklaart dat een specifiek voertuig, herkenbaar aan het chassisnummer, voldoet aan de Europese typegoedkeuring waaronder het is geproduceerd. De RDW gebruikt de gegevens op de COC om het voertuig te registreren zonder dat er een volledige, losstaande keuring nodig is. Ontbreekt het originele document, dan is een fabrikantenverklaring het alternatief: een verklaring van de fabrikant of diens officiële vertegenwoordiger met dezelfde technische gegevens als de COC, specifiek opgesteld voor dat ene chassisnummer.
Wanneer ontbreekt het COC-document
Er zijn een paar situaties waarin je met een ontbrekend COC te maken krijgt. Bij oudere auto's is het document simpelweg kwijtgeraakt in de loop der jaren, zeker als de auto al meerdere keren van eigenaar is gewisseld in het buitenland. Bij import vanuit een land buiten de Europese Unie krijg je vaak helemaal geen COC mee, omdat dat document specifiek hoort bij de Europese typegoedkeuring. En bij parallelimport, waarbij een auto buiten de officiële importeur om is binnengebracht, is het COC soms nooit aan de eerste eigenaar overhandigd.
Bij wie vraag je een fabrikantenverklaring aan
De eerste stap is contact opnemen met de officiële nationale importeur van het merk in Nederland. Voor de meeste gangbare merken is dat een vaste importeursorganisatie die ook nieuwe voertuigen op de Nederlandse markt brengt. Zij kunnen op basis van het chassisnummer de fabrieksgegevens opvragen bij het hoofdkantoor en een fabrikantenverklaring opstellen of laten opstellen.
Als het merk geen Nederlandse importeur meer heeft
Is het merk niet meer actief in Nederland, gestopt met de verkoop van nieuwe auto's, of gaat het om een merk dat hier nooit officieel vertegenwoordigd was, dan moet je rechtstreeks aankloppen bij de fabrikant of de rechtsopvolger daarvan in het land van herkomst. Dat verloopt meestal via een aanvraagformulier op de website van de fabrikant, of via de klantenservice van het moederbedrijf.
Zoek voordat je een aanvraag indient uit of het merk is overgenomen door een ander concern. Historische merkgegevens en archieven liggen vaak bij de rechtsopvolger, ook als de oorspronkelijke merknaam is verdwenen.
Welke gegevens heb je nodig voor de aanvraag
- Het volledige chassisnummer, foutloos overgenomen van het voertuig zelf.
- Merk, model, uitvoering en bouwjaar.
- Motorcode en cilinderinhoud, indien bekend.
- Een kopie van het buitenlandse kentekenbewijs of de eerdere registratiepapieren.
- Eventueel de originele aankoopfactuur, vooral bij oudere of zeldzame modellen.
Hoe vollediger je de aanvraag indient, hoe sneller de importeur of fabrikant de juiste fabrieksgegevens kan terugvinden in het archief.
Kosten en doorlooptijd
De kosten en wachttijd verschillen sterk per merk en per bouwjaar van de auto. Voor recente modellen, waarvan de gegevens nog digitaal zijn vastgelegd, gaat een aanvraag doorgaans snel en relatief goedkoop. Voor oudere of zeldzame modellen moet er soms in fysieke archieven worden gezocht, wat de kosten en de wachttijd flink kan opdrijven.
| Situatie | Indicatie kosten | Indicatie doorlooptijd |
|---|---|---|
| Duplicaat COC bij recent model, via importeur | 20 tot 100 euro | 1 tot 3 weken |
| Fabrikantenverklaring bij ouder model, via importeur | 50 tot 250 euro | 2 tot 8 weken |
| Fabrikantenverklaring via fabrikant in buitenland, geen NL-importeur | 100 tot 350 euro | 4 tot 12 weken |
| Geen verklaring te krijgen, individuele goedkeuring nodig | vanaf circa 300 euro aan keuringskosten | enkele weken tot maanden |
Waar moet de verklaring aan voldoen
De RDW accepteert een fabrikantenverklaring alleen als deze alle gegevens bevat die normaal op een COC staan: de voertuigcategorie, technische gegevens zoals massa's en afmetingen, motorgegevens, uitstootklasse en het chassisnummer waarop de verklaring specifiek van toepassing is. De verklaring moet bovendien zijn gesteld in het Nederlands, Engels, Duits of Frans. Is dat niet het geval, dan is een beëdigde vertaling nodig voordat de RDW het document accepteert.
Een fabrikantenverklaring die niet compleet is of technische gegevens mist, wijst de RDW af. Vraag de importeur of fabrikant vooraf te bevestigen dat de verklaring alle verplichte gegevens bevat, om een tweede aanvraagronde te voorkomen.
Als er geen fabrikantenverklaring te krijgen is
Bestaat het merk niet meer, is er geen rechtsopvolger te vinden, of blijft een reactie helemaal uit, dan is individuele goedkeuring de enige overgebleven route. Dat is een uitgebreide technische keuring, waarbij een erkende keuringsinstantie het voertuig zelf beoordeelt op onder meer veiligheid, emissie en constructie, zonder dat er wordt teruggegrepen op een bestaande typegoedkeuring. Deze route kost aanzienlijk meer tijd en geld dan een fabrikantenverklaring, maar is wel de garantie dat je uiteindelijk alsnog een kenteken krijgt. Wil je zodra het voertuig een Nederlands kenteken heeft gekregen alvast controleren welke gegevens er inmiddels over dat kenteken bekend zijn, dan kun je dat gratis nagaan via PlateScout.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een COC en een fabrikantenverklaring?
Een COC is het standaard Europese document dat de fabrikant standaard meegeeft bij nieuwe voertuigen. Een fabrikantenverklaring is een vervangend document met dezelfde technische gegevens, specifiek opgesteld voor een voertuig waarvan de originele COC ontbreekt.
Kan ik zelf een fabrikantenverklaring aanvragen of moet dat via een tussenpersoon?
Je kunt dit in de meeste gevallen zelf aanvragen bij de nationale importeur of de fabrikant. Sommige eigenaren schakelen wel een BPM-intermediair of importbedrijf in, vooral als de communicatie met een buitenlandse fabrikant lastig verloopt.
Wat als de importeur weigert een verklaring af te geven?
Vraag altijd schriftelijk naar de reden van weigering. Blijft de importeur weigeren of reageert het merk niet, dan blijft individuele goedkeuring via de RDW de overgebleven route om alsnog een kenteken te krijgen.
Hoe lang moet ik rekenen op een fabrikantenverklaring voor een oudtimer?
Bij oudere of zeldzame modellen kan dit oplopen tot twaalf weken of langer, omdat archieven soms fysiek moeten worden doorzocht. Begin daarom ruim voordat je de BPM-aangifte of de kentekenaanvraag wilt afronden.
Is een fabrikantenverklaring net zo geldig als een origineel COC-document?
Ja, mits de verklaring alle vereiste technische gegevens bevat en specifiek is opgesteld voor het chassisnummer van jouw voertuig. De RDW behandelt een correcte fabrikantenverklaring gelijkwaardig aan een COC.
Direct een kenteken controleren?
Gratis APK, NAP, WOK en alle RDW-gegevens, binnen 2 seconden.