De waarschuwingsbrief is een eerste beleidsmatig instrument van handhavingsautoriteiten om bestuurders kans te geven hun voertuigregistratie of status aan te passen voordat daadwerkelijke geldboetes volgen. Deze coulanceperiode kan enkele weken tot maanden duren, afhankelijk van de gemeente en het handhavingsbeleid. De brief informeert de bestuurder dat het voertuig niet voldoet aan de emissiestandaarden van de milieuzone.
Na ontvangst van een waarschuwingsbrief kan het voertuig meestal nog gedurende een overgangsperiode gebruikt worden, maar bestuurders dienen hun voertuig te upgraden of uit de stad te houden. Veel steden geven één waarschuwing; volgende overtredingen resulteren in daadwerkelijke boetes. Dit systeem geeft eigenaren van oudere voertuigen tijd om over alternatieven na te denken of hun auto aan te laten passen.
De waarschuwingsbrief is geen boete en staat niet in het strafdossier van de bestuurder. Het is echter aansporing om actie te ondernemen. Wie na afloop van de waarschuwingsperiode opnieuw zonder geldige toestemming de zone betreedt, kan direct met een boete geconfronteerd worden. Veel gemeenten hanteren ook uitzonderingsregels voor bepaalde voertuigcategorieën.