Tenaamstelling bij een bedrijfsauto (BV)

Bij een tenaamstelling op een bedrijfsnaam gelden dezelfde basisregels als bij een particuliere overschrijving, maar met net andere hulpmiddelen. In plaats van DigiD gebruik je voor een BV eHerkenning, en moet je een geldig KVK-uittreksel en een machtiging van de tekenbevoegde bestuurder kunnen tonen. Zonder die stukken wijst de RDW of het erkende bedrijf de aanvraag af, ook als het kentekenbewijs verder in orde is.

Dit artikel loopt de specifieke stappen langs voor het overschrijven van een auto van of naar een BV, welke documenten je nodig hebt en wat het kost.

Wat is er anders bij tenaamstelling op een bedrijfsnaam?

Een tenaamstelling registreert wie de juridische eigenaar en gebruiker van een voertuig is in het kentekenregister van de RDW. Staat de auto op naam van een natuurlijk persoon, dan verloopt de aanvraag met DigiD. Staat de auto op naam van een rechtspersoon, zoals een BV of NV, dan kan die rechtspersoon zelf geen DigiD gebruiken: een BV is immers geen mens met een burgerservicenummer. Daarvoor is eHerkenning in de plaats gekomen, het digitale identificatiemiddel voor bedrijven bij overheidsdiensten.

Een eenmanszaak is juridisch geen aparte rechtspersoon, dus die tenaamstelling kan meestal nog gewoon via de DigiD van de ondernemer zelf, ook al staat het bedrijf ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

DigiD versus eHerkenning: hoe regel je het online?

Voor een BV of NV regel je de tenaamstelling online met eHerkenning, doorgaans op niveau 3, aangevuld met een machtiging voor RDW-diensten. Heeft de onderneming nog geen eHerkenning, dan kost het aanvragen daarvan al snel enkele werkdagen tot ruim een week, afhankelijk van de leverancier en het gekozen betrouwbaarheidsniveau. Wil je niet wachten, dan regel je de tenaamstelling in persoon bij een RDW-erkend bedrijf of een kentekenloket, waar een medewerker de aanvraag met papieren documenten verwerkt.

Welke documenten heb je nodig?

Bij een tenaamstelling op een bedrijfsnaam vraagt de RDW om aanvullend bewijs dat de aanvrager daadwerkelijk namens de onderneming mag handelen:

• Een actueel uittreksel van de Kamer van Koophandel, meestal niet ouder dan enkele weken.
• Een geldig legitimatiebewijs van de tekenbevoegde bestuurder zoals vermeld in dat uittreksel.
• Een ondertekende machtiging als niet de tekenbevoegde zelf, maar bijvoorbeeld een administratiekantoor of medewerker de tenaamstelling regelt.
• Het kentekenbewijs deel 1B of de tenaamstellingscode van het over te schrijven voertuig.

Ontbreekt een van deze stukken of is het KVK-uittreksel verlopen, dan wijst de RDW of het erkende bedrijf de aanvraag af totdat je met de juiste documenten terugkomt.

Een auto overschrijven van privé naar de BV

Een veelvoorkomende situatie is dat een ondernemer een auto die op eigen naam staat, inbrengt in de eigen BV. Fiscaal en administratief is dit een gewone verkoop of inbreng, en kentekentechnisch is het een normale tenaamstelling: de particulier draagt over, de BV neemt over met eHerkenning en het KVK-uittreksel. Regel dit bij voorkeur kort na de daadwerkelijke overdracht, zodat verzekering en tenaamstelling in het kentekenregister op elkaar aansluiten en er geen periode ontstaat waarin de auto op naam van de verkeerde partij verzekerd blijft.

Een auto overschrijven van de BV naar privé of een andere BV

Verkoopt de BV een auto aan de directeur privé, aan een andere onderneming, of gaat het voertuig mee bij een bedrijfsovername, dan doorloop je dezelfde stappen in omgekeerde richting. Let er bij een bedrijfsovername op wie op het moment van de overdracht daadwerkelijk tekenbevoegd is: bij een fusie of overname kan dat een andere persoon zijn dan degene die in een KVK-uittreksel van een paar maanden terug nog stond vermeld.

Veelgemaakte fouten bij een bedrijfstenaamstelling

In de praktijk lopen bedrijven vaak tegen dezelfde knelpunten aan. Een verlopen KVK-uittreksel is de meest voorkomende reden voor afwijzing, gevolgd door een machtiging die is ondertekend door iemand die volgens het handelsregister niet zelfstandig tekenbevoegd is. Ook komt het voor dat een leasemaatschappij of importeur de auto tijdelijk op eigen naam heeft staan voordat die doorgaat naar de uiteindelijke bedrijfsklant, wat een extra tussenstap in de tenaamstelling betekent die je niet over het hoofd moet zien.

• Controleer het KVK-uittreksel altijd vlak voor de afspraak, niet weken van tevoren.
• Ga na of de ondertekenaar alleen of samen met een andere bestuurder tekenbevoegd is; bij gezamenlijke bevoegdheid is een machtiging van beide bestuurders nodig.
• Vraag bij een leaseauto na of de tenaamstelling via de leasemaatschappij loopt of rechtstreeks op naam van de gebruikende onderneming komt.

Kosten en doorlooptijd

De RDW rekent voor een tenaamstelling op een bedrijfsnaam hetzelfde legestarief als voor particulieren. Extra kosten ontstaan vooral als je de aanvraag uitbesteedt of eHerkenning nog moet regelen.

Wil je snel schakelen bij een aankoop of verkoop, controleer dan vooraf of de tekenbevoegde van de onderneming al over eHerkenning beschikt. Is dat niet het geval, dan is de balie van een RDW-erkend bedrijf vaak de snellere route.

Voordat je een bedrijfsauto overneemt of overdraagt, is het verstandig om de kentekengegevens nog eens te controleren. Zo zie je bijvoorbeeld of het voertuig al op naam van de juiste rechtspersoon staat en of er meldingen zijn die de overdracht kunnen vertragen. Dat kan gratis via een kentekencheck op PlateScout.

Veelgestelde vragen

Kan een BV een auto op naam zetten zonder eHerkenning?

Ja, via de balie van een RDW-erkend bedrijf of kentekenloket, met een KVK-uittreksel, legitimatie van de tekenbevoegde en eventueel een machtiging.

Moet een eenmanszaak ook eHerkenning gebruiken?

Meestal niet. Een eenmanszaak is geen aparte rechtspersoon, dus de tenaamstelling loopt in de regel via de DigiD van de ondernemer zelf.

Wie mag de machtiging voor de tenaamstelling ondertekenen?

Alleen de persoon die volgens het KVK-uittreksel tekenbevoegd is voor de onderneming, of iemand die door die tekenbevoegde schriftelijk is gemachtigd.

Kost tenaamstelling voor een bedrijf meer dan voor een particulier?

Nee, het RDW-legestarief is voor beide gelijk. Extra kosten ontstaan alleen als je de aanvraag uitbesteedt of nog eHerkenning moet aanvragen.

Hoe lang mag een KVK-uittreksel oud zijn bij de aanvraag?

Erkende bedrijven en RDW-loketten hanteren meestal een grens van enkele weken. Vraag bij twijfel een vers uittreksel op via de Kamer van Koophandel.