Je vraagt de verklaring geen privegebruik aan via Mijn Belastingdienst, waar je inlogt met DigiD en het formulier voor je kenteken invult. Zodra de verklaring is goedgekeurd, hoeft je werkgever geen bijtelling meer in te houden op je loon. In ruil daarvoor moet je zelf een sluitende rittenregistratie bijhouden, die de Belastingdienst op elk moment kan opvragen en toetst aan onder meer historische APK-tellerstanden.
Dit artikel richt zich op het aanvraagproces en op wat de Belastingdienst precies controleert, niet op de bekende 500-kilometergrens zelf, die elders al uitgebreid is uitgelegd.
Wat regelt de verklaring precies?
Rijd je in een auto van de zaak, dan gaat de Belastingdienst er in beginsel van uit dat je hem ook prive gebruikt, en wordt bijtelling ingehouden op je loon. Verwacht je dat priverijden dit jaar niet te overschrijden, dan kun je een verklaring geen privegebruik indienen. Daarmee verklaar je persoonlijk, niet je werkgever, dat je in het lopende kalenderjaar niet meer dan de wettelijke grens prive rijdt. De verklaring is gekoppeld aan een specifiek kenteken: rijd je later in een andere auto van de zaak, dan moet je een nieuwe verklaring voor dat kenteken indienen.
Belangrijk is dat de bewijslast door deze verklaring bij jou als werknemer of ondernemer komt te liggen, niet bij je werkgever. Blijkt achteraf dat de verklaring niet klopte, dan wordt de gemiste bijtelling niet bij de werkgever nagevorderd, maar rechtstreeks bij jou persoonlijk via de inkomstenbelasting.
Hoe vraag je de verklaring aan?
- Log in op Mijn Belastingdienst met je DigiD.
- Zoek het onderdeel voor de verklaring geen privegebruik auto en vul je burgerservicenummer en het kenteken van de auto van de zaak in.
- Geef aan vanaf welke datum de verklaring moet gelden.
- Bevestig de aanvraag en bewaar de ontvangstbevestiging.
- Geef een kopie of melding door aan je salarisadministratie, zodat de inhouding van bijtelling wordt stopgezet.
Heb je geen DigiD, bijvoorbeeld als buitenlandse werknemer, dan kun je een schriftelijk formulier bij de Belastingdienst opvragen. Dien je de verklaring pas halverwege het jaar in, dan stopt de inhouding doorgaans vanaf de eerstvolgende salarisperiode. Over de maanden daarvoor, waarin wel al bijtelling is ingehouden, verreken je eventueel te veel betaalde bijtelling later via je aangifte inkomstenbelasting.
Waar moet een sluitende rittenregistratie aan voldoen?
Een rittenregistratie is pas sluitend als elke gereden kilometer is terug te herleiden. De Belastingdienst verwacht per rit minimaal de volgende gegevens.
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertrek- en aankomstadres, of in elk geval de plaatsnaam
- De gereden route, zodra die afwijkt van de meest gebruikelijke of kortste route
- Of de rit zakelijk of prive van aard was
- Bij zakelijke ritten: het bezochte adres of de reden van het bezoek
De eindstand van de ene rit moet aansluiten op de beginstand van de volgende, zonder gaten in de administratie. Corrigeer je een fout, doe dat dan traceerbaar, bijvoorbeeld door de oude waarde door te strepen en de wijziging te dateren, in plaats van gegevens simpelweg te overschrijven.
Een los kastje of app die automatisch elke rit met tijd, locatie en tellerstand vastlegt, is in de praktijk betrouwbaarder dan een handmatig bijgehouden overzicht en wordt door de Belastingdienst doorgaans als sluitend geaccepteerd, mits de onderliggende data niet achteraf handmatig is aan te passen.
Hoe controleert de Belastingdienst de registratie?
Bij een controle vergelijkt de Belastingdienst je rittenregistratie met onafhankelijke gegevens die vaak toevallig al vastliggen. De tellerstand die bij elke APK-keuring wordt geregistreerd, is direct te herleiden via het kentekenregister van de RDW en laat zien hoeveel kilometer er tussen twee keuringen daadwerkelijk is gereden. Wijkt dat totaal structureel af van de kilometers die in je registratie staan, dan is dat het eerste signaal voor nader onderzoek. Daarnaast worden facturen van de garage met een genoteerde tellerstand, tank- en parkeerbonnen met tijd en locatie, en agenda's of werkroosters gebruikt om losse ritten te verifiëren.
Wat zijn de gevolgen als de registratie niet klopt?
| Situatie | Gevolg |
|---|---|
| Kleine, onbewuste overschrijding | Naheffing bijtelling over het lopende jaar, meestal zonder zware boete |
| Structureel gebrekkige registratie | Naheffing bijtelling over de volledige periode dat de verklaring gold, plus belastingrente |
| Grove schuld, bijvoorbeeld nooit bijgehouden | Naheffing plus een vergrijpboete, doorgaans tientallen procenten van het nagevorderde bedrag |
| Opzet, bewust een onjuiste verklaring afgegeven | Naheffing plus een vergrijpboete die kan oplopen tot 100 procent van het nagevorderde bedrag |
Omdat de verklaring de bewijslast bij jou persoonlijk legt, kan een naheffing over meerdere jaren fors oplopen. De Belastingdienst mag tot vijf jaar terugkijken, dus een structureel probleem dat lang onopgemerkt blijft, wordt bij ontdekking in een keer over de hele periode nagevorderd.
Merk je gedurende het jaar dat je de grens toch gaat overschrijden, bijvoorbeeld door een verhuizing of een tijdelijk project, trek de verklaring dan zelf actief in via Mijn Belastingdienst. Dat beperkt de nabetaling tot de periode vanaf dat moment, in plaats van een volledige naheffing achteraf bij een controle.
Praktische tips voor een waterdichte administratie
Reken periodiek, bijvoorbeeld elk kwartaal, de tellerstand in je eigen registratie na tegen de daadwerkelijke kilometerteller van de auto. Bewaar tegelijk relevante bonnen en facturen als achterliggend bewijs. Wil je vooraf al een realistisch beeld van je jaarkilometrage, controleer dan de eerder geregistreerde tellerstanden bij APK-keuringen. Dat kan gratis via een kentekencheck op PlateScout, en dat geeft je een objectieve nulmeting waarmee je je eigen registratie kunt toetsen.
Veelgestelde vragen
Hoe vraag ik de verklaring geen privegebruik aan?
Via Mijn Belastingdienst met je DigiD, waar je het formulier invult met je burgerservicenummer en het kenteken van de auto van de zaak. Zonder DigiD kun je een schriftelijk formulier opvragen.
Wie is aansprakelijk als de verklaring achteraf niet klopt?
Jij persoonlijk, niet je werkgever. De verklaring verlegt de aansprakelijkheid voor eventuele gemiste bijtelling naar de werknemer of ondernemer die de verklaring heeft afgegeven.
Wat controleert de Belastingdienst precies?
Vooral of je rittenregistratie sluitend is en overeenkomt met onafhankelijke gegevens, zoals de tellerstanden die bij elke APK-keuring bij de RDW worden vastgelegd, en met garage- en tankbonnen.
Wat gebeurt er als mijn registratie niet sluitend blijkt?
Je krijgt een naheffing bijtelling over de periode dat de verklaring gold, vermeerderd met belastingrente en bij grove schuld of opzet met een vergrijpboete die kan oplopen tot 100 procent.
Moet ik een nieuwe verklaring aanvragen bij een andere auto van de zaak?
Ja, de verklaring is gekoppeld aan een specifiek kenteken. Krijg je een andere auto van de zaak, dan moet je opnieuw een verklaring voor dat kenteken indienen.
Direct een kenteken controleren?
Gratis APK, NAP, WOK en alle RDW-gegevens, binnen 2 seconden.