Rittenregistratie bijhouden: wanneer verplicht en hoe doe je het?

Een rittenregistratie is niet standaard verplicht, maar wordt het zodra je bijtelling wilt vermijden voor een auto van de zaak die je ook privé gebruikt. Rijd je jaarlijks minder dan 500 kilometer privé en kun je dat sluitend aantonen, dan hoeft er geen bijtelling bij je loon te worden opgeteld.

De registratie moet dan wel aan strikte eisen voldoen, want de Belastingdienst controleert kritisch of hij sluitend is. Dit artikel legt uit wanneer een rittenregistratie verplicht is, wat erin moet staan en welke gevolgen een onvolledige registratie heeft bij een controle.

Wanneer is een rittenregistratie verplicht?

Rijd je in een auto van de zaak, dan geldt in beginsel bijtelling: een percentage van de cataloguswaarde wordt bij je belastbaar inkomen opgeteld, omdat de fiscus ervan uitgaat dat je de auto ook privé gebruikt. Je ontkomt aan die bijtelling in drie situaties:

• Je rijdt aantoonbaar minder dan 500 kilometer per jaar privé, vastgelegd in een sluitende rittenregistratie.
• Je vraagt een verklaring geen privegebruik aan bij de Belastingdienst, waarna je in beginsel geen rittenregistratie meer hoeft bij te houden, tenzij er alsnog een controle volgt.
• Je rijdt uitsluitend in een bestelauto die door de aard van het werk niet geschikt is voor privégebruik, met aanvullende regels.

Kies je voor de verklaring geen privegebruik zonder rittenregistratie, dan loop je wel risico: bij een controle moet je alsnog aannemelijk maken dat je niet of nauwelijks privé hebt gereden. Veel mensen houden daarom toch een registratie bij, ook met die verklaring, puur als bewijs achter de hand.

Wat moet een geldige rittenregistratie bevatten?

De Belastingdienst stelt concrete eisen aan wat er per rit vastgelegd moet worden.

Ontbreekt een van deze onderdelen structureel, dan kan de Belastingdienst de hele registratie als onvoldoende betrouwbaar terzijde schuiven, ook als de rest wel klopt.

Sluitend versus niet-sluitend: het verschil

Een registratie is sluitend als elke kilometerstand naadloos aansluit op de vorige, zonder onverklaarbare verschillen. Rijd je op maandag met een eindstand van 45.230 kilometer en begin je dinsdag met 45.400 kilometer zonder tussenliggende rit vastgelegd, dan is er een gat van 170 kilometer dat niet te verantwoorden is. Dat soort gaten zijn precies waar een controleur van de Belastingdienst op let, omdat ze duiden op ritten die niet zijn geregistreerd.

Apps en kastjes versus handmatig bijhouden

Er zijn grofweg drie manieren om een rittenregistratie bij te houden, elk met eigen voor- en nadelen.

• Handmatig, op papier of in een spreadsheet, goedkoop maar foutgevoelig en tijdrovend, en lastig sluitend te houden bij veel ritten.
• Een app op je telefoon, registreert ritten automatisch via gps en laat je achteraf per rit het karakter (zakelijk of privé) aanvinken, relatief betaalbaar en gebruiksvriendelijk.
• Een track-and-trace-kastje in de auto, meestal via de werkgever geregeld, registreert automatisch en objectief, met de minste kans op menselijke fouten.

Voor de Belastingdienst maakt de gebruikte methode op zich niet uit, zolang de registratie sluitend en compleet is. Een automatisch systeem heeft wel als voordeel dat kilometerstanden nooit handmatig verkeerd worden overgetikt.

Rittenregistratie bij een privéauto voor zakelijke ritten

Een rittenregistratie is niet alleen relevant bij een auto van de zaak, maar ook als je met je eigen privéauto zakelijke ritten maakt en daarvoor de onbelaste kilometervergoeding wilt declareren bij je werkgever of, als zelfstandige, wilt aftrekken. Ook dan moet je kunnen aantonen welke ritten daadwerkelijk zakelijk waren, al gelden hier minder strenge eisen dan bij het voorkomen van bijtelling voor een auto van de zaak. Een eenvoudige registratie met datum, bestemming en aantal kilometers per zakelijke rit volstaat meestal, zonder dat elke kilometerstand sluitend hoeft aan te sluiten zoals bij de 500-kilometergrens.

Gevolgen bij een onvolledige registratie

Wordt bij een controle vastgesteld dat je rittenregistratie niet sluitend of onvolledig is, dan kan de Belastingdienst met terugwerkende kracht alsnog bijtelling opleggen over de hele periode waarin je een auto van de zaak reed. Dat betekent een naheffing over meerdere jaren, vaak met belastingrente en in sommige gevallen een boete voor onjuiste aangifte.

Veelgestelde vragen

Telt woon-werkverkeer als zakelijk of privé in een rittenregistratie?

Woon-werkverkeer telt fiscaal als zakelijk voor de bijtellingsregeling, ook al voelt het voor veel mensen als een privérit. Registreer deze ritten dus wel als zakelijk in je rittenregistratie.

Mag ik mijn rittenregistratie achteraf, aan het einde van de maand, invullen?

Dat is af te raden. De Belastingdienst hecht juist waarde aan een registratie die dagelijks of per rit wordt bijgehouden, omdat een achteraf ingevulde registratie minder betrouwbaar overkomt en lastiger te onderbouwen is bij een controle.

Geldt de grens van 500 kilometer privé per kalenderjaar of per twaalf maanden?

De grens van 500 kilometer geldt per kalenderjaar. Wissel je halverwege het jaar van auto, dan telt de teller voor die grens gewoon door binnen hetzelfde kalenderjaar, tenzij je aannemelijk maakt dat het om een volledig aparte periode gaat.

Is een rittenregistratie ook verplicht als ik een auto van de zaak nooit privé gebruik?

Ook dan is een registratie verstandig, ook al gebruik je de auto naar eigen zeggen nooit privé. Zonder enige vastlegging heb je bij een controle geen bewijs, en dat risico is te makkelijk te vermijden om te laten liggen.

Mag mijn werkgever mijn rittenregistratie ook gebruiken voor andere doeleinden?

Nee, niet zomaar. Een rittenregistratie bevat privacygevoelige gegevens over waar je bent geweest, dus je werkgever mag deze in beginsel alleen gebruiken voor het vastgestelde doel: het aantonen van het zakelijke of privékarakter van je ritten in het kader van de bijtelling. Gebruik voor andere doeleinden, zoals algemene controle van je werktijden, vraagt om een aparte, expliciete grondslag.